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澳门金沙总站公文处理办法(试行)

澳门金沙总站:2015-03-31 09:00:37    点击次数:3070

一、目的

公文是学院实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和标准体式的文书,是传达落实党和国家的方针政策,公布学院规章准则,引导、布置和商洽劳动,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。为使学院的公文处理标准化、准则化、科学化,进一步提高公文处理的效率、质量,按照《国家党政机关公文处理办法》,结合学院实际情况,特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于学院各职能部门公文处理劳动。

三、职责权限

1、学院综合办公室是学院公文处理的主管部门,承担学院的公文处理、督查,并引导各职能部门的公文处理劳动。

2、各职能部门承担本部门的公文处理及督办。

四、公文处理

(一)定义

1、公文处理指公文的草拟、办理、办理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接井井有条的劳动。

2、督查劳动指对学院各职能部门内部公文、对外发文、外部来文办理情况的督促检查。

(二)行文规则

1、凡是准则性的、关系学院层面的重要决定、决议、纪要、公告、通告、通报、通知以及上行文等文件,需学院法人代表签发、以院字文号行文。

2、凡是学院行政各职能部门展开的劳动安排、活动通知等,均以学院红头文件形式并编制专门字号经分管院领导签发后向学院内部下发(如:教字xxx号;人字xxx号等),职能部门行文文号由学院统一标准,各部门行文字号分别为:综合办(办字)、教务处(教字)、学工部(学字)、人事处(人字)、财政处(财字)等。部门原则上不能对外行文,确需对外行文的,须报综合办审核,以学院名义对外发布。教学各系部无论内部行文或是对外行文(通知、报告、请示、函等),均不得使用红头文件。

3、向上级机关行文,原则上主送一个上级机关,按照需要同时抄送相干上级机关和同级机关,不抄送下级机关。。

(三)公文种类

1、决定——适用于对重要事件或重大行动做出安排,对有关部门及人员的奖惩,组织变更或人事任免等。

2、决议——适用于经会议讨论经过并要求落实实行的事件。

3、通告、通知(或公告)——适用于公布规章准则、转发外来文件、公布发布全体员工应当遵守或周知的事件。(内部通知用内部文件格式、外部通知用公文格式并加盖公章)

通报——适用于表扬先进、批评错误、传达重要情况。

报告——适用于下级向上级部门请示劳动、反映情况、提议申请或创议。

请示——适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事件。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事件

函——适用于不相隶属单位之间联系商洽劳动、通报情况、征求意见、询问或答复问题、请求批准和答复审批事件。

限定(或办法)——适用于对特定范围内的劳动和事务制定具有约束力的作为标准、规章准则。

会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事件。

(四)公文格式

1、公文一般由奥妙等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、主题词、抄送单位、拟文部门、份数和印发日期等局部组成。(注:内部行只需发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、拟文部门、份数和印发日期即可,上行文和对外行文需添加签发人,印制文头时,上行文文头需印上“签发人”字样)

(1)涉及学院奥妙的公文应当标明密级。

(2)紧急公文应当按照紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

(3)发文单位标识应当使用发文部门全称或者标准化简称,统一使用标宋字体。

(4)发文字号应当包括发文单位代字、年份、序号。

(5)公文标题应当准确简要地概括公文的首要内涵,并标明公文种类,一般应当标明发文单位,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(6)主送单位或部门指公文的首要受理单位,应当使用全称或者标准化简称、统称。

(7)成文日期以签发人签发的日期为准,联合行文以最后签发人签发日期为准。

(8)对外公文除“会议纪要”外,以红头文件下发的对外公文均应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位或部门加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章(部门文件除外)。

(9)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(10)抄送单位指除主送单位外需要实行或知晓公文的其他单位(个人),应当使用全称或者标准化简称、统称。

2、公文用纸采用国际标准A4型,双面打印,左侧装订。张贴的公文用纸大小,按照实际需要确定。

3、部门之间对相干问题未经协商一致,不得各自对外行文。

(五)发文办理及督查

1、发文办理指以学院名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

2、 公文拟稿、发文

(1)以学院名义拟发的文件,先由学院综合办审核,经学院院长或党委书记签发后,由学院综合办按发文规则编号、印制、用印、分发,同时做到文件签收登记。文件起草部门在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到的层面及文件中末说明的其它要求。

(2)以学院行政各部门名义拟发的文件,经部门承担人审核、分管领导签发后,由所在部门编号、印制、分发。

3、签发时限

按照拟发公文的缓急程度将发文分为平件、急件、特急件限时办理。

(1)平件应于拟稿之日起(不包括拟稿日,下同)2个劳动日内签发。

(2)急件应于拟稿当日签发。

(3)特急件应在拟稿完成后随报随签。

4、以学院名义发送的电子文件,由综合办用相干途径发送至文件主送单位,主送单位收到文件后按照文件发送要求及签发时限要求实行转发或办理,并向综合办反馈办结情况;以学院部门名义发送的电子文件,由文件拟发部门承担发送至文件主送单位,主送单位收到文件后按照文件发送要求及签发时限要求实行转发或办理,并向文件印发部门反馈办结情况。

(六)收文办理及督查

收文办理指对学院收到内部、外部来文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。凡外来文件,均由综合办统一运转;对于学院内部来文,由文件制发单位、部门按审批办理权限自行运转;对于收到的密级文件应减少运转环节、缩小涉密范围。

1、签收。综合办对收到的文件实行签收清点,如发现问题应及时向发文单位查询,必要时可采纳相符合的处理办法。各部门收到综合办下发、转发的文件后要签收,电子版文件要回复接收情况。

2、登记。登记项目包括收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数,并将办理结果予以登记。

3、拟办。对于外部来文,由综合办按文件内涵和缓急程度填好收文处理单,综合办承担人提议拟办意见,上报相干领导阅批。具体程序如下:

(1)对于一般性文件,由综合办承担人提议拟办意见,报分管领导阅批。

(2)对于外部来文及重要性文件,由综合办承担人提议拟办意见,经分管领导审阅后,报学院院长或党委书记阅批。

(3)对于涉及有关各职能部门内涵的文件,由综合办承担人提议转办意见,职能部门承担人提议办理意见,报分管领导审阅后,报学院院长或党委书记阅批。

4、批办时限。综合办按照文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度。

(1)平件应于文件送达之日起2个劳动日内阅批。

(2)急件应于文件送达当日内阅批。

(3)特急件应随送随阅批。

(4)对于综合性较强,需调查或需集体研究的事关重大的文件,最晚在文件要求时限前2日阅批完。

5、传阅。综合办按照相干领导的阅批意见,按一定的程序将文件送达有关领导阅知或阅示。有关领导应按照文件要求及文件办理时限阅览并签署意见。综合办要随时把握文件去向,幸免漏传、误传、横传。

6、承办。综合办按相干领导的批示,将文件送达有关部门办理。承办部门应认真承担,及时办理不得延误。承办人办结后,在收文处理单上填写办结反馈情况。

7、催办。综合办按限定的时间提前向承办部门询问办理结果,以包管公文及时办理完成。

(七)公文归档

1、公文办理完成后,应当及时整理(立卷)、归档,发文的拟稿纸、正式文件原件、修改稿原件全部存档,个人不得保存应当归档的公文。

2、联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档。

(八)公文办理

1、公文由综合办、各部门的专(兼)职档案人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

2、不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经学院承担人或相干部门批准,可以销毁。

3、销毁涉秘公文应当按照有关限定履行审批登记手续,到指定场所由二人以上监销,包管不丢失、不漏销。

4、如有职能部门合并,全部公文应当随之合并办理;部门撤销时,将需要归档的公文整理后,移交综合办档案室。

5、劳动人员调离劳动岗位时,应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。

(九) 附则

    本办法自发文之日起实行,由学院综合办承担说明。



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2018年10月  


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